Tips för digitala möten

 

Att hålla bra digitala möten 

  • Testa tekniken innan - gärna genom ett testmöte.
  • Börja med att alla får säga hej och sen stänger alla av mikrofonerna (om man inte kan göra det som mötesledare) 
  • Skicka ut instruktioner i bildform för hur man sköter sin mikrofon/kamera etc. 
  • Rekommendera deltagarna att använda headset 
  • Använd chatten för att begära ordet 
  • Ha en person som leder mötet och (minst) en som sköter chatt och tekniksupportfrågor 
  • Tipsa om att stänga av kameran vid dålig uppkoppling för att spara på bandbredd 
  • Placera ut deltagarna som på en klocka, (tilldela dem en siffra som de får komma ihåg) för att enklare kunna göra en avstämningsrunda i rummet  
  • Ha vid behov ett gemensamt dokument öppet för att göra yrkanden och dokumentera 

 

Årsmötestips 

  • Förbered er på att mötet kommer att bli annorlunda.
  • Skicka ut årsmötespaket med posten, för att skapa gemenskap. Paketet kan t.ex. innehålla fika/snacks (så att alla äter samma sak), röstkort, reaktionsgrejer som syns bra i videosamtal (bilder på emojisar, tummen upp, hjärta), serpentiner, profilprodukter. 
  • Fastställ att t.ex. tystnad betyder acklamation för snabb hantering av exempelvis mötesformalia. T.ex. 15 sekunders tystnad, vilket brukar räcka för att någon ska hinna sätta på mikrofonen.  
  • Inled gärna med att alla får prata och presentera sig under punkten "fastställande av röstlängd". När alla har pratat en gång sänker man tröskeln lite för att våga prata igen  
  • Låt mötespresidiet sköta själva mötet och ha 1-2 teknikansvariga som bara ansvarar för att allt funkar. Teknikansvarig tar hand om alla frågor om tekniken under mötet, kan ansvara för talarlista och förmedla talarlistan till mötesordförande.
  • Gör så mycket som möjligt innan det digitala årsmötet, så att mötet kan fokusera på att fatta beslut. Till exempel spela in filmer för att presentera propositioner eller motionerna samt meddela vem man ska kontakta för eventuella frågor på dessa. 
  • Använd upprop vid öppen omröstning och testa till exempel Mentimeter eller O365 Formulär för slutna. Ställ en fråga om ombudsnummer och nästa om rösten.
  • Gemensamma upplevelser under längre pauser – fixa en spellista på Spotify, kolla på något på YouTube, äta samma fika eller sjunga något tillsammans.
  • Ta många pauser! Det är faktiskt ganska jobbigt och långtråkigt med distansmöten. Så minipauser på några minuter gör stor nytta. Efter längre pauser kan det även vara bra att fastställa röstlängden och ha ett upprop, så att alla ombud får prata/höras.