Årsmötet

Kan styrelsen istället kalla till årsmöte på hemsidan?

Fråga: Enligt stadgarna i vår förening ska ”Kallelse till årsmöte … vara skriftlig och avsändas minst fjorton dagar före utsatt dag”. Men nu har styrelsen kallat till årsmöte enbart på hemsidan. Är det tillåtet?

Svar: Det är inte tillåtet, vilket innebär att årsmötet i detta fall inte kan genomföras och, om det genomförs, att dess beslut inte är giltiga. För att vara giltigt måste ett årsmöte nämligen kallas på precis det sätt som anges i stadgarna. Styrelsen har alltså ingen valfrihet på denna punkt.

Har styrelsen rätt att lägga årsmötet på annan ort?

Fråga: Jag är medlem i en förening som har sitt säte i Malmö men har ett upptagningsområde i hela södra Sverige. Det har varit en del konflikter mellan medlemmarna och styrelsen och nu har styrelsen valt att lägga nästa årsmöte på en ort och vid en tidpunkt som gör det svårt för medlemmarna att närvara. Majoriteten av medlemmarna måste lämna hemmet dagen innan och övernatta på hotell till hög kostnad. Är det tillåtet att göra så av styrelsen?

Svar: Om det är tillåtet eller inte för styrelsen att lägga årsmötet på annan ort beror i första hand på vad som står i stadgarna alternativt vad som är föreningspraxis. Det kan alltså vara tillåtet. Om stadgarna inte uttryckligen ger styrelsen denna rätt och föreningspraxis varit att årsmötet hålls på samma ort och tid varje år, då har styrelsen inte någon självklar rätt att flytta det. Ett sådant beslut ska då fattas av årsmötet och gäller därefter.

Även om stadgarna skulle medge det, så är det olämpligt av styrelsen att lägga årsmötet på plats och tid som förhindrar merparten av de aktiva medlemmarna att delta. Att kunna delta på årsmötet är nämligen den mest grundläggande medlemsrättigheten i en demokratisk förening. Det är medlemmarnas aktiva deltagande på årsmötet som ger föreningen legitimitet. En styrelse ska därför i varje situation verka för att så många som möjligt deltar.

I samband med konflikter brukar intresset för att delta i årsmötet öka. Om styrelsen då med byråkratiskt fiffel försöker hindra deltagande, skadar den föreningen och undergräver sin egen ställning.

I det här sammanhanget kan det kanske vara viktigt att påpeka att varken styrelsen eller årsmötet får ge fördelar, t.ex. ersättning för resa och hotell, till vissa medlemmar och inte till andra.

Ska styrelsens yttrande bifogas motionerna när de skickas ut?

Fråga: Ska även yttrandet från styrelsen läggas med motionen när den skickas ut till medlemmarna en vecka innan årsmötet?

Svar: Hur motioner och styrelsens yttranden över dem ska behandlas i er förening bör framgå av stadgarna. Om det inte gör det så ska man följa samma metod som man gjort vid tidigare årsmöten (föreningspraxis). Det vanliga är att motionerna och styrelsens yttrande över dem skickas ut eller på annat sätt presenteras tillsammans.

När ska revisionen vara klar?

Fråga: Finns det några regler hur lång tid före årsmötet revisionen skall vara klar?

Svar: Det finns inga generella regler för hur lång tid före årsmötet revisionen ska vara klar. Det kan dock finnas regler för din förening. De finns i så fall i stadgarna, i tidigare årsmötesbeslut eller har etablerats genom sedvänja (s.k. föreningspraxis).

Hur gör man om inget årsmöte hölls förra året?

Fråga: Hur förfar man om inget årsmöte har hållits under föregående år?

Svar: Styrelsen får då rätta till detta problem genom att på årets årsmöte redovisa verksamheten och ekonomin (inklusive revisorernas berättelse) för hela perioden sedan det senast hållna årsmötet. Årsmötet får då ta ställning till om den sittande styrelsen, som uppenbarligen brutit mot stadgarna, ändå ska få ansvarsfrihet. Om mötet vill kan det ge styrelsen förnyat mandat eller också välja en ny.

Måste den avgående styrelsen delta på årsmötet?

Fråga: Vilka måste delta på ett årsmöte, hela den "gamla" styrelsen eller ingen av dem?

Svar: Den sittande, nu avgående (alltså gamla) styrelsen ska delta i årsmötet. Det är inget valfritt, utan ingår i deras förtroendeuppdrag. De ska där bland annat redovisa sitt arbete inför medlemmarna som ska ta ställning till om de vill ge ansvarsfrihet eller ej till styrelsen. Först när styrelsen beviljats eller inte beviljats ansvarsfrihet är ledamöterna befriade från sitt förtroendeuppdrag och kan lämna mötet (om de så önskar).

Får jag rösta med fullmakt på föreningens årsmöte?

Fråga: Får jag ta med en fullmakt från min dotter och rösta enligt hennes önskemål på ett årsmöte? Vi är båda med i föreningen och betalt medlemsavgift för i år redan. Självklart är det en bevittnad fullmakt.

Svar: Normalt får man inte rösta med fullmakt på en ideell förenings årsmöte. Det strider mot själva idén för ideella föreningar. Det finns dock ett mindre antal föreningar där det är tillåtet. Det beror på att man där i stadgarna skrivit in att det är tillåtet att rösta med fullmakt. Du får alltså titta i stadgarna vad som gäller för er förening.

Ska medlemsavgiften tas upp på årsmötet även om den föreslås oförändrad?

Fråga: Om man har årlig medlemsavgift ska det tas upp som en punkt varje årsmöte även om den föreslås vara oförändrad?

Svar: Normalt står det i stadgarna att årsmötet ska besluta om medlemsavgiften. Om så är fallet, då måste frågan tas upp på varje årsmöte.

Men även om det inte står så i stadgarna bör frågan tas upp på varje årsmöte. Det är årsmötet som fastställer medlemsavgiften. Även om styrelsen föreslår att avgiften ska vara oförändrad så är det ju inte säkert att årsmötet delar den uppfattningen. Därför måste årsmötet ha tillfälle att diskutera och besluta i frågan.

Om frågan inte är reglerad i stadgarna och man inte vill diskutera frågan på varje årsmöte, då kan man föreslå årsmötet att fastställa en avgift som ska gälla för flera år framåt. Med ett sådant beslut behöver inte avgiften tas upp igen förrän den tiden gått eller i förtid om styrelsen eller motionär så föreslår.

Vad gör man om ingen kommer på årsmötet?

Fråga: Om man kallar till årsmöte och medlemmana inte kommer. Vad gör man då? För man måste väl ha årsmöte i en ideell förening?

Svar: JHär finns två delar av svaret: 1) Föreningstekniskt och 2) Föreningsstrategiskt.

1) Föreningstekniskt

En ideell förening måste hålla årsmöte. Om den inte gör det så kan den i princip inte fortsätta, utan måste avvecklas.

Om första försöket att hålla årsmöte misslyckas, så måste styrelsen sammankalla ett nytt. Detta bör göras på sådant sätt att medlemmarna förstår betydelsen av att närvara. Om även detta årsmöte misslyckas då bör styrelsen undersöka om det verkligen finns underlag för föreningen att fortsätta. Om det finns underlag så får styrelsen se till att det underlaget närvarar på det på nytt sammankallade årsmötet. Om det inte finns något underlag bör styrelsen meddela medlemmarna att de inleder en avvecklingsprocess. Avdelningar inom förbund bör givetvis redan på ett tidigt stadium ta kontakt med förbundet för vägledning och hjälp.

Stadgarna brukar vara så utformade att det inte finns något minimiantal medlemmar som måste vara närvarande för att årsmötet ska vara beslutsmässigt. Om det är så i ert fall, så räcker det med att det finns en medlem närvarande för att årsmötet ska genomföras. Om detta händer trots att mötet är väl utlyst så är föreningen inte särskilt livskraftig, utan bör antingen ryckas upp (se nedan) eller avvecklas.

2) Föreningsstrategiskt

Det som lockar medlemmar till en förening är verksamheten. De mest engagerade medlemmarna, de som deltar i verksamheten, brukar vara intresserade av att delta i årsmötet. När föreningar har svårt att få medlemmar på årsmöten så beror det oftast på att föreningen har för litet eller för ointressant verksamhet. Lösningen på det problemet är därför att rycka upp föreningen, det vill säga att utveckla mer och intressantare verksamhet.

Det kan också finnas andra skäl till att medlemmar inte kommer på årsmötet. Det kan vara att årsmötet är på dag och/eller tid som inte passar medlemmarna. Det kan vara fel på kallelsen. Den når inte fram, kommer sent eller är så tråkigt eller intetsägande utformad att medlemmarna missar den. Det kan också bero på att medlemmarna inte förstår varför årsmötet är viktigt, vilket innebär att styrelsen inte gett dem tillräckligt bra information om detta.

Bristen på närvaro på årsmötet kan också bero på att årsmötet hålls på en annan plats än där medlemmarna bor. Detta ökar besväret (och kanske kostnaden) med att delta och minskar intresset. Detta problem har alla föreningar som har ett upptagningsområde som omfattar mer än en ort. En förening som omfattar ett helt län till exempel har betydligt svårare att få deltagare på årsmötet än en förening som omfattar bara en ort. En möjlig lösning på detta kan vara att lägga årsmötet tillsammans med ett arrangemang som normalt drar många medlemmar.