Protokoll

Hur snart ska årsmötesprotokollet justeras?

Fråga: Jag undrar över hur lång tid som får passera mellan årsmöte och justeringen? De har gått mer än en månad hos oss och jag vet inte vart jag ska vända mig med räkningar och andra dokument som kommer in till mig som är sekreterare.

Svar: Årsmötesprotokoll måste justeras skyndsamt. Innan dess är det inte giltigt precis som du säger. Det hindrar alltså föreningens arbete. Det finns inga bestämda regler om när årsmötesprotokollet ska vara justerat (om det inte finns något i stadgarna), men enligt min uppfattning bör det ske inom ett par veckor och får inte ta mer än en månad..

Vem undertecknar årsmötesprotokollet om styrelsens sekreterare hoppat av?

Fråga: Om sekreteraren i styrelsen har hoppat av och inte kan skriva på årsmötesprotokollet och verksamhetsberättelsen. Hur gör man?

Svar: När det gäller årsmötesprotokollet så ska det undertecknas av den som fungerat som sekreterare på årsmötet och som därför skrivit protokollet. Detta är normalt inte samma person som styrelsens sekreterare. Men om det i detta fall skulle vara så, så handlar det ändå om två helt skilda förtroendeuppdrag. Så även om sekreteren avgått ur styrelsen, så kan han/hon underteckna sitt årsmötesprotokoll. Utan sekreterarens signatur är protokollet inte giltigt.

När det gäller verksamhetsberättelsen så ska den undertecknas av alla dem som ingår i styrelsen vid tiden för undertecknandet och innan det sänds ut till medlemmarna inför årsmötet. En ledamot som redan innan dess avgått ur styrelsen behöver inte underteckna verksamhetsberättelsen. Det måste naturligtvis framgå av verksamhetsberättelsen att personen avgått och när.

Ska föreningens ordförande överpröva protokollsjusteringen?

Fråga: Jag är justerare i en ideell förening. Så här skrev föreningens sekreterare till mig:

"När ett protokoll är godkänt av ordföranden skickar jag ut det till justeraren eller justerarna via mejl. Har justerarna synpunkter skriver man in dessa i protokollet med en avvikande färg eller skriver ett mejl om synpunkterna. Jag kollar med ordföranden om justerarens ändringar ska göras."

Jag undrar om det är riktigt att protokollet ska godkännas av ordförande INNAN det sänds till justerarna och sedan även EFTER ändringar av justerare?

Svar: Jag förmodar att du talar om ett årsmötesprotokoll. Om inget annat anges i stadgarna eller annan praxis finns i föreningen, så ska ett sådant protokoll undertecknas av mötessekreteraren och -ordföranden och sedan justeras av justerarna. Alla dessa signaturer ska vara på plats för att protokollet ska vara giltigt. Det betyder i praktiken att alla dessa måste vara överens om att innehållet på ett korrekt sätt återger vad som hände på årsmötet. Om det råder oenighet måste texten ändras tills alla är överens. I den processen kan inte mötesordföranden tvinga justerarna att acceptera en viss formulering och vise versa.

Vilka skall skriva på styrelse-respektive årsmötesprotokollen?

Fråga: Sitter som ordföranden i en ideell förening. Här har frågan uppkommit vilka som skall underteckna styrelse- respektive årsmötesprotokoll för att dessa skall vara giltigt. Jag hävdar att alla protokoll skall undertecknas av mötesordföranden. Är detta korrekt?

Svar: Det stämmer. Mötesordföranden ska underteckna protokollen, men inte ensam.

Beträffande styrelseprotokollen: Om inte stadgarna säger något annat (vilket de sällan gör) så är det ordföranden och sekreteraren som bägge undertecknar dem.

Beträffande årsmötesprotokollen: Normalt är det noga reglerat i stadgarna vad som ska tas upp på årsmötet. Däremot brukar sällan stadgas hur protokollet ska undertecknas. Normalt säger stadgarna att årsmötet ska välja en mötesordförande, en mötessekreterare och två justeringsmän. Av det följer, om inte stadgarna uttryckligen säger något annat, att alla dessa ska underteckna årsmötesprotokollet för att det ska vara juridiskt giltigt.

Vad måste vara med på möten?

Fråga: Finns det någon lag/bestämmelse om vad som skall behandlas på ett medlemsmöte resp. på ett årsmöte?

Svar: Det finns i Sverige ingen lag om ideella föreningar och därmed inga bestämda regler om vad som ska behandlas på ett medlemsmöte respektive årsmöte. Det som överordnat gäller är därför ”god föreningssed” som är ett slags kulturarv som smält samman ett antal viktiga aspekter på föreningsdrift till en fungerande helhet. God föreningssed finns inte nedskrivet, men är levande inom föreningslivet ändå och bland föreningslivets partners, som så kallad tyst kunskap. Dessutom finns domstolarnas tolkningar, skattemyndigheternas krav m.m. När det gäller årsmötets innehåll finns en mycket stark samsyn inom föreningslivet och bland myndigheterna och andra samarbetspartners om vad som måste respektive bör tas upp där för att föreningen ska kunna betraktas som demokratisk. Mer om detta finns i Föreningsboxens innehåll.