Styrelsens möten

 

”Möten är på många sätt grunden i föreningen, föreningens blodomlopp”

Vad är ett bra möte?

 

animation

Det är bra att reflektera över de faktorer som är avgörande för bra möten:

Syfte: finns det ett tydligt syfte med mötet? Här kan dagordningen vara ett bra verktyg

Tid: är mötet tillräckligt långt för syftet? Eller tillräckligt kort för att vara effektiva?

Plats: ligger mötet på en bra plats? Var är det lämpligt att förlägga mötet? I föreningslokalen för att vi har nära till våra papper och liknande? Eller är det bra att byta miljö ibland?

”Rätt” personer: Vilka är med på mötet? Är det bara styrelsen eller behöver vi bjuda in någon särskild?

Tydlighet: Det är viktigt att det framgår om styrelsen förväntas fatta beslut, eller om det endast ska informeras eller diskuteras. Det ger styrelsen bättre förutsättningar för att kunna fatta bra beslut.

Deltagande på lika villkor: Hur gör vi mötena tillgängliga för dem som är med i styrelsen? Förlägger vi dem alltid under dagtid när ungdomar går i skolan eller på vardagkvällar när någon i styrelsen jobbar borta under veckorna? Det är viktigt att skapa möjligheter för hela styrelsen att delta. Sedan kanske inte alla kan delta i alla möten – men ambitionen ska vara att möjliggöra deltagandet.

Avslut och uppföljning: Skapa tydlighet kring mötets avslutande och hur styrelsen följer upp arbetet. Behövs en återkommande uppföljning av besluten på varje möte eller en genomgång av tidigare protokoll? 

Före mötet

Hur blir styrelsen inbjuden och informerade om att mötet äger rum? Vem är det som kallar till mötet och hur görs det? Brukar ni boka in era kommande möten tillsammans innan ni avslutar ert pågående möte? Hitta ett sätt som funkar för er grupp.

Måste det finnas en föredragningslista inför mötet? Går det att skapa dagordningen/föredragningslistan på mötet? Beroende på vilket sorts möte det är – kan ni välja att göra dagordningen på plats.

Det är ofta en skillnad mellan beslutsmöten och diskussionsmöten. Vid beslutsmöten är det viktigt med tydlig dagordning och underlag eller handlingar för att styrelsens medlemmar ska kunna fatta så genomtänkta beslut som möjligt. Vid diskussionsmöten å andra sidan kanske det inte behövs mer än att komma överens om vilka punkter som ska diskuteras och hur lång tid som behövs för respektive fråga.

Däremot är inte alltid ett styrelsemöte vare sig ett renodlat beslutsmöte eller diskussionsmöte, utan det kanske innehåller båda delarna. Då kan det vara bra att dagordningen talar om vilka punkter som är besluts- respektive diskussionspunkter.  

Under mötet

För att få till ett bra styrelsemöte finns det ungefär lika många tillvägagångssätt som det finns olika föreningar. Det viktigaste är att ni hittar ett arbetssätt som fungerar för er grupp och att alla i rummet upplever att de kan delta i mötet, så väl fysiskt som i diskussioner och samtal. Det är också bra att våga prova nya mötesformer och tekniker, då det kan vara ett sätt att öppna upp för nya infallsvinklar, perspektiv och arbetssätt.

Under mötet är det också viktigt att ni stämmer av att mötet är beslutsmässigt, om ni ska fatta några beslut. Styrelsens beslutsmässighet brukar oftast framgå i stadgarna. Om det inte finns reglerat i stadgarna är det praxis att en styrelse är beslutsmässig när minst hälften eller cirka 60% är närvarande.

Om det uppstår situationer där flera ur styrelsen inte kan närvara och ni inte är beslutsmässiga, men ändå är i behov av att fatta beslut så finns möjligheten att använda telefon eller andra digitala verktyg för just dessa punkter. Tänk dock på att föra det till protokollet, att de personer som närvarade vid telefon eller genom annat medel endast gjorde det under vissa punkter.

Efter mötet

Hur ser era rutiner ut för delgivning av protokoll? Mejlas det till alla i styrelsen eller sätts det in i en pärm någonstans dit den som vill läsa det får gå? Vilka får läsa protokollet?

Har ni någon uppföljning av beslut och arbete mellan möten? Vissa styrelser kommunicerar via mejl, sociala medier eller sms-grupper mellan möten för att stämma av och hålla varandra uppdaterade.

Istället för möte

Behöver ni fatta ett snabbt beslut men hinner inte kalla till ett möte? Det finns ett begrepp som heter ”per capsulam” som är ett verktyg för dessa tillfällen. Om en styrelse behöver fatta ett beslut utanför ett möte kan de göra det via mejl, telefon eller annan lämplig informationskanal. I nästkommande protokoll för styrelsen för sedan in beslutet som ett beslut som fattats ”per capsulam”. 

Exempel:
En förening ska arrangera en marknad och behöver köpa in nya marknadsbord, för en ganska stor summa pengar. Styrelsen hinner inte kalla till möte och fatta detta beslut, så kassören skickar ett sms till styrelsens sms-grupp och ställer frågan om styrelsen kan ställa sig bakom beslutet att köpa in nya bord för den summa som de fått angivet. Styrelsens medlemmar godkänner detta och kassören får i uppdrag att köpa borden.

Vid nästa styrelsemöte när de rapporterar om den genomförda marknaden, för sekreteraren in beslutet om att köpa bord med datum och vilka ledamöter som godkände beslutet och att det fattades per capsulam via sms-gruppen.