Styrelsens roller

Undrar du lite över de olika rollerna i en styrelse? Det förklaras i denna film.

Styrelsen har ett gemensamt ansvar att förvalta föreningens tillgångar och bedriva verksamhet utifrån verksamhetsplan och budget som fastställts av årsmötet. Det finns ofta en roll- och arbetsfördelning inom styrelsen:

  • Ordförande (vice ordförande)
  • Kassör                                                  
  • Sekreterare
  • Suppleanter/ersättare
  • Adjungerad

Förslag på övriga funktioner som kan utses:

  • Informationsansvarig
  • Medlemsansvarig
  • Studieansvarig
  • Lokal- och fastighetsansvarig
  • Aktivitetsansvarig
  • Arkivansvarig, eller annan ansvarig som är kopplad till föreningens verksamhet.

Storleken på en styrelse är reglerat i stadgarna eller beslutas av årsmötet. 

Ordföranden

  • Leder föreningens arbete
  • Leder styrelsens arbete
  • Kallar till möten
  • Samordnar och håller ihop föreningens olika roller
  • Ansiktet utåt och representerar föreningen
  • Är ofta firmatecknare

Vice ordförande tar över ordförandens arbetsuppgifter
om denne inte kan närvara

Frågor för diskussion:

  • Måste det alltid vara som beskrivet ovan?
  • Hur vanligt är det med delat ordförandeskap?
  • Fördelar med att vara två, jämfört med att ha en aktiv vice ordförande?

Kassör

pengar

Sköter ekonomin och bokföring. Notera att denne inte är ansvarig, för ekonomin är hela styrelsens ansvar.  

Tänk på att det är hela styrelsen som har ansvaret för både ekonomi och protokoll även om ni utsett en kassör och sekreterare.

  • Sköter föreningens ekonomi (betala räkningar, handkassan, skicka fakturor, bokföra, stämma av konton)
  • Kontinuerlig ekonomirapportering till styrelsen
  • Leder budgetarbetet
  • Ansvarar för årsredovisning och bokslut samt kontakt med revisorer
  • Deklarationer (om det förekommer) och kontakter med Skatteverket
  • Ansvarar för kontakter med bank
  • Sköter ansökningar och redovisning av extern finansiering t. ex. från kommun eller projekt (tillsammans med projektansvarige)
  • Är ofta firmatecknare

Sekreterare

  • För protokoll på styrelsens möten
  • Ansvarar för att protokollen blir justerade, samt arkiverade
  • Ser till att styrelsen, revisorer, valberedning och eventuellt medlemmar får tillgång till justerade protokoll
  • Skriver ofta verksamhetsplan och verksamhetsberättelse
  • Kan ansvara för information till medlemmarna om det inte finns en särskild informationsansvarig


För vilka skriver vi protokollen?

I första hand är de till för styrelsen, för att komma ihåg beslut och diskussioner. Protokollen är också till för revisorerna som ska granska verksamheten och ekonomin, valberedningen som ska förbereda valen till årsmötet, banken och eventuella myndigheter som ska kunna utläsa vem/vilka som är firmatecknare och har rätt att teckna bank och avtal i föreningens namn samt eftervärlden som ska kunna följa ert arbete och berätta om det i framtiden.

Sedan finns också möjligheten att låta medlemmarna läsa era protokoll, beroende på hur transparanta ni vill/kan vara. Alternativet är att skriva protokollsutdrag eller mötesreferat som ska läggas på hemsidan eller i era sociala medier så att engagerade och intresserade medlemmar kan ta del av ert arbete.  

Ersättare/suppleanter

Ersättare eller suppleanter väljs på årsmötet för att kunna träda in i arbetet när någon av de ordinarie inte kan närvara i styrelsemötet. Det är viktigt att redan i ett tidigt stadie ha en diskussion kring förväntningar på de som är ersättare/suppleanter. Ska de vara passiva eller aktiva?

Om de är aktiva betyder det att de är precis som ordinarie styrelseledamöterna men att de saknar rösträtt om alla ordinarie ledamöterna är på plats. Är de istället passiva så träder de endast in om någon är frånvarande.

Det finns föreningar där de istället för att välja suppleanter/ersättare utökar antalet ordinarie ledamöter och på så vis ökar toleransen för beslutsmässigheten vid ett möte.

Adjungerad till styrelsen

Styrelsen kan välja att adjungera personer till styrelsen, som exempelvis föreningens anställda eller andra personer som är sakkunniga i en särskild fråga. En person kan vara adjungerad till ett särskilt möte eller via årsmötet bli adjungerad för hela året. De som adjungeras till styrelsen har yttrande- och förslagsrätt men inte rösträtt.