Internkontroll 2022

Som tidigare år ser vi att vi har en bred verksamhet med mycket nöjda deltagare som växer, utvecklas och frodas. Nöjdhet på 4,8 av 5 möjliga bland deltagarna över hela landet. Men det är ingen ursäkt att vila eller vara förnöjd. Med en ny förbundsgemensam rutin för internkontroll och utgångspunkt i risk- och väsentlighetsanalyser hittar vi ännu fler saker som kan förbättras eller behöver rättas till i vår verksamhet. Andelen arr som inte kan slutrapporteras för statsbidrag låg på tusendelar av helheten.

Träfigurer på rad framför en ruta med en grön bock i.

Internkontrollen är Studieförbundet Vuxenskolans egen granskning av 2022 års verksamhet

Internkontrollen består av

  • Efterkontroll (tidigare kallad särskild kontroll)
  • Rimlighetskontroll
  • Gemensamt kontrollarbete tillsammans med de övriga studieförbunden
  • SV:s egna kontroller.

2022års arbete med internkontroll

Två av åtgärderna som fastslogs i 2021 års internkontroll ledde till framtagandet av en ny förbundsgemensam internkontrollsrutin samt en förändring av internkontrollteamets arbete. Istället för självständiga granskningar av enskilda teammedlemmar arbetar gruppen nu i par under förbundskansliets ledarskap. Arbetet utgår ifrån en risk- och väsentlighetsanalys. Arbetet med risk- och väsentlighetsanalys visade sig vara framgångsrikt då vi ett mindre urval till trots hittade 10% fler avvikelser än jämfört med 2019. 2020 och 2021 är svåra att jämföra med på grund av Coronapandemin. Sammanlagt kontrollerades cirka 6% av förbundets verksamhet över de olika kontrollerna.

Bland annat kontrollerades:

  • Kostnadsersättningar för samverkanspart med mer än 20 000kr i totala utbetalade kostnadsersättningar
  • Verksamhet hos arransvarig med mer än 15 000 studietimmar 
  • Verksamhet hos samverkanspart som ökat med mer än 10% vid halvårsstuv jämfört med 2019 
  • Fördjupade kontroller hos SV Östergötland, Kronoberg och Örebo till följd av systematiskt kvalitetsarbete
  • Deltagare med fler än 720 studietimmar hos mer än ett studieförbund

Resultat

Flertalet avdelningar utmärker sig med mycket bra administrativa rutiner och bland de som kämpar ser vi en god probleminsikt och vilja att förbättras. Överlag har stora framsteg skett sen 2019. Vi ser däremot att vi fortsatt behöver arbeta med gränsdragning mot utövande, idrott och ordinarie föreningsaktiviteter. 

Åtgärder 2022

  • Förbundskansliet ska under 2023 analysera arbetssätt – tid från registrering – start, slut, signering och slutrapport. Analysen kommer att kunna ligga till grund för avdelningarnas arbete med rutiner och processer för ett jämnare arbetsflöde
  • Förbundskansliet ska genomföra fördjupad kontroll av SV Skaraborg i 2023 års internkontroll
  • Förbundskansliet ska fortsätta att stödja SV Göteborgs kvalitetsarbete med kompetensutveckling 
  • Förbundskansliet ska erbjuda utbildningar till avdelningar inom kostnadsersättningar, avgränsningar och GUSTAVhantering
  • Närvaroregistrering
    • Verka för bättre verktyg för att följa löpande
    • Uppmuntra avdelningarna att använda sig av startsidan för att löpande arbeta med arren
  • Förbundskansliet ska följa upp internkontrollen i efterkontrollen
  • Förbundskansliet upprättar åtgärdsplaner för SV Östergötland och SV Örebro inom ramen för analysgruppens löpande arbete med målsättning att avdelningarna ska bedömas ha ett fullgott och välfungerande kvalitetsarbete under 2023

Uppföljning av 2021 års åtgärder

  • SV ska driva utvecklingen av tydligare ramar kring vad en rimlighetsbedömning innebär tillsammans med övriga studieförbund.
    • Arbetet påbörjades under 2022 men resulterade i utveckling av studieförbundens samlästa databas för rimlighetskontroll. 
  • Ta fram en utbildningsinsats om verksamhetsutvecklarens roll. Bör innehålla bland annat anordnarskap ets betydelse administrativ hantering, samverkan med föreningar etc.
    • En utbildningsinsats för verksamhetsutvecklare vid namn VU-lyftet togs fram och sjösattes 2023.
  • Uppdatera rutinen för kostnadsersättningar och erbjuda erfarenhetsutbyte mellan avdelningarna och SV:s redovisningscentral involveras i arbetet. Utbilda i de vanligaste felen som görs.
    • Rutinen uppdaterades, erfarenhetsutbytesmöten i kvalitetssamordnarnätverken infördes. Regelbundna avstämningar mellan förbundets kvalitetsfunktion och redovisningscentral genomfördes. 
  • Använda riskindikatorer som urval för nästa års efterkontroll samt avdelningarnas internkontroller.
    • Genomfördes, i rutinen för internkontroll som antogs 2022 blev Risk- och väsentlighetsanalys obligatorisk utgångspunkt för kontrollarbetet. 
  • Erbjuda erfarenhetsutbyte där SV:s alla avdelningar får dra lärdom från resultatet av årets internkontroll.
    • Genomfördes i form av nätverksträffar för kvalitetssamordnare
  • Ta fram och implementera tydliga mallar för arbetsplaner tillsammans med Studieförbunden i samverkan.
    • Genomfördes inte då det inte fanns ett intresse från övriga studieförbund att arbeta gemensamt i denna fråga
  • Öka förbundskansliets styrning av egenkontrollen innevarande år, med gemensamma kontroller, riskparametrar och rutiner.
    • Genomfördes i form av rutinen för internkontroll som tydligt på förbundsstyrelsens delegation definierade vilka kontroller som ska genomföras och hur. Vilket stärkte förbundskansliets styrning och mandat.  

 

Rapport internkontroll 2022