Digitala mötestips

Innan mötet

• Testa tekniken innan, gärna genom ett testmöte. Är det många ovana deltagare, kan det vara bra att bjuda in alla till ett testmöte.
• Skicka ut instruktioner till mötet, framför allt hur man mutar sin mikrofon och stänger av sin kamera. Tipsa gärna deltagarna om att välja ett ljust och tyst rum under mötet så att ni syns och hörs bra.
• Rekommendera deltagarna att använda headset, för att ljudet ska bli så bra som möjligt och för att undvika rundgång.
• Ange en kontaktperson med telefonnummer och e-post, om någon behöver stöd innan mötet börjar.

När mötet börjar

• Ha en person som leder mötet och en som sköter chatt och tekniksupportfrågor
• Börja med att alla får säga hej och sen stänger alla av mikrofonerna (om du inte kan göra det som mötesledare)
• Använd chatten för att begära ordet. Om det alltid är samma deltagare som pratar, överväg att köra en runda istället.
• Placera ut deltagarna som på en klocka, (tilldela dem en siffra som de får komma ihåg) för att enklare kunna göra en avstämningsrunda, utan att missa någon.
• Ha vid behov ett gemensamt dokument öppet för att dokumentera eller göra yrkanden, om det är ett formellare möte.
• Ha många pauser! Det är faktiskt ganska jobbigt med distansmöten. Så minipauser på några minuter gör stor nytta.
• Tipsa om att stänga av kameran vid dålig uppkoppling för att spara på bandbredd