Internkontrollen består av
- Efterkontroll (tidigare kallad särskild kontroll)
- Rimlighetskontroll
- Gemensamt kontrollarbete tillsammans med de övriga studieförbunden
- SV:s egna kontroller.
I efterkontrollen genomfördes även en uppföljning av avdelningarnas egna rutiner och kvalitetsarbete samt av deltagarnas och cirkelledarnas upplevelse av att ha deltagit på en studiecirkel hos SV.
Efterkontroll
I stort sett är den folkbildning som bedrivs i SV god och uppfyller statens syften. Vi har identifierat riskerna i vår verk samhet och har kontrollerat arrangemangen
vilket lett till justerad verksamhet. Att utgå från riskparametrar både i internkontroll och i efterkontroll har god effekt och kommer att bidra till en förbättrad kvalitet i verksamheten.
Avdelningarnas systematiska arbete med kvaliteten under 2021 har lett till väsentligt färre dubbelrapporteringar och tveksamheter.
Över lag återkommer följande typer av brister i denna granskning, men i olika grader:
- Otydligt anordnarskap.
- Avsaknad av rutin för planering och genomförande av arrangemang.
- Bristfällig rimlighetsbedömning.
- Felaktig kodning i GUSTAV.
- Bristfälliga arbetsplaner.
- Delvis felaktig hantering vid kostnadsersättningar.
De riskindikatorer som genererat högst andel justeringar är cirkelledare utan utbildning samt efterregistrerad verksamhet. Vi kan konstatera att de felaktigheter som hittades i förra årets efterkontroll (dåvarande särskilda kontroll) som berodde på slarv, fortfarande kan hittas i årets kontroll. Det saknas tydliga rutiner för hur en rimlighetsbedömning görs och hur man säkerställer ett starkt anordnarskap för varje arrangemang i föreningssamarbeten De efterregistrerade arrangemangen berodde ofta på att rutinerna inte hunnits med, men vi kunde hitta flera fall av verksamhet dä r anordnarskapet var alltför svagt och där efterregisteringen är en av konsekvenserna av de svaga anordnarskapet. Dock kunde det urskiljas i efterkontrollen att många avdelningar själva har upptäckt sina brister och på olika sätt har infört rutiner som ska motverka dessa.
Uppföljning av demokratikriterier
Vi har mätt hur SV uppfyller statens syften med statsbidragen till folkbildningen genom kvalitativa intervjuer i avdelningarna.
Generellt sett uppfyller SV statens syften med statsbidrag till folkbildningen. Att utbildnings- och kultursyftet är något lägre är naturligt, då exempelvis en studiecirkel i Excel inte bidrar till kultursyftet. Samma mätning gjordes i förra årets kontroll och en praktiknära forskningsstudie har sedan genomförts för att analysera resultatet och vad som påverkar studiecirkelns demokratifrämjande roll.
Studiens slutsats är att ett gott anordnarskap ökar uppfyllnaden av demokrati-, mångfalds- och påverkanssyftet, medan studiecirkelns ämne och form (kamratcirkel, allmänmarknadskurs, föreningscirkel eller särskilt uppdrag) inte påverkar graden av syftesuppfyllnad (Stjärnqvist 2022). Detta betyder att anordnarskapet är SV:s viktigaste verktyg för att ytterligare höja kvaliteten i verksamheten. Resultatet från årets mätning är i stort sett samma som föregående år. Andelen bedömningar av att demokratisyftet är helt eller nästan helt uppfyllt och har ökat med 11 procentenheter.
Rimlighetskontroll
Under årets rimlighetskontroll framkommer det att 2021 präglades av pandemin men avdelningarna lyckades utveckla en annan typ av innehåll för sina arrangemang för att möta publik, deltagare och cirkelledare på ett nytt sätt. Generellt har de flesta avdelningarna och kom munerna minskat, men där ökningar skett har det funnits konkreta orsaker. Detta har genomförts över lag med ett gott kvalitativt innehåll. Närvaron av verksamhetsutvecklare är en viktig anledning till ökningen. Den är kopplad till möjligheten att skapa nya olika typer av arrangemang, utveckla digital kompetens, support under själva arrangemangen och stöttning av cirkelledarna som har nya typer av studiecirklar.
Resultatet av årets rimlighetskontroll av SV:s ökning kan kopplas till covid 19 och den visar a tt SV har haft en aktiv roll för att skapa verksamhet och för att underlätta delaktigheten för utsatta målgrupper som inte alltid har den tekniska kunskapen att på egen hand delta på digitala plattformar och arrangemang. SV har kommit till dem i stället.
De justeringar som gjorts beror på felaktig verksamhetsform. Det höga antalet kulturprogram i Ljusdal har genomförts på ett korrekt sätt. Vi ser ändå ett behov av en diskussion kring rimlighetsbedömning av rapporteringen av samma typ av arrangemang i större skala. Rimlighetsbedömningar lyfts in i förbundets arbete med kompetensutveckling kring kvalitet och etikfrågor.
Övergripande analys av årets kontroller
I samband med årets internkontroll framkommer det tydligt att SV gör ett viktigt arbete för att bedriva tillgänglig folkbildning. Vi anpassar vår verksamhet utifrån individens behov och är uppmärksamma på vilka behov som finns för de olika målgrupperna. Genom SV:s arbetssätt utvecklas och främjas den svenska demokratin och skapar möjlighet för en stor mångfald av människor att påverka s itt eget liv och också att engagera sig i samhällets utveckling. SV deltar i och utvecklar kulturen och ökar bildningen i det svenska samhället. Avdelningarna har mött behovet av att fortsätta bedriva folkbildning under säkra omständigheter under coronapandemin. De har ändrat formatet för att tillmötesgå deltagare och publik och samtidigt utvecklat andra typer av verksamhet. Under denna tid har de också kompetensutvecklat cirkelledarna i cirkelledarrollen och i digitala kunskaper.
Förra året visade internkontrollen att musikverksamheten och kultur/ integrationsföreningar orsakade flest justeringar. Under årets granskning är detta mer utspritt i oli ka typer av målgrupper men vissa brister kan urskiljas även i år. Bristerna och justeringarna framkommer framför allt i efterkontrollen som visar att det saknas en kunskap om vikten av tydligt anordnarskap och detta leder ibland till felaktig administratio n, till exempel efterregistrering. Rimlighetsbedömningen är generellt något som avdelningarna har med sig i det vardagliga arbetet, men det syns tydligt när denna rutin inte är en del av planeringen. Detta visar att de riskindikatorer och rutiner för grans kning som SV har tagit fram, ger resultat. Genom dessa resultat ser vi att det systematiska kvalitetsarbetet fortsätter att utvecklas för att säkerställa att den folkbildning SV bedriver uppnår villkoren.
Vi ser ett skifte i när och var vi hittar och ide ntifierar fel och brister. Vi har nu en urvalsprocess som bättre ringar in bristfälligt anordnarskap och ökade risker. Parametern ”individer med höga antal timmar” resulterade inte i någon justering i år. Även dubbelrapporteringarna har minskat kraftigt. Detta visar att förgående års arbete för att identifiera och avsluta grupper som försöker utnyttja systemet, har gett resultat. Arbetet med Studieförbunden i samverkans gemensamma rapport är fortsatt viktigt för kvalitetsarbetet och vi förväntar oss att kunna identifiera brister i ännu högre grad under innevarande år. Att arbeta med riskindikatorer i avdelningarnas egenkontroll, samt att uppmärksamma vikten av ett starkt anordnarskap, kommer med stor sannolikhet att resultera i att arrangemangen som slutrapporteras håller hög kvalitet både i administration och verksamhet.
Uppföljning 2020 års internkontroll
- Undersöka möjligheten att ta fram nya mallar och nya arbetssätt för arbetsplanerna, på ett sätt som bättre fångar in bildningsresan och som är tillräckligt flexibel för den breda verksamhet vi bedriver.
- Pågående arbete som sker under 2022 tillsammans med övriga studieförbund. Förväntas implementeras under hösten eller årsskiftet.
- Lyfta upp anordnarskap som tema i kvalitetsnätverk och under kvalitetstorsdagar.
- Genomfört både under kvalitetsnätverk och kvalitetstorsdag. Dock behöver vi fortsätta att lyfta anordnarskapet i diverse utbildningssatsningar.
- Erbjuda erfarenhetsutbyte där SV:s alla avdelningar får dra lärdom kring Särskild kontroll.
- Genomfört under hösten 2021 i kvalitetstorsdag och kvalitetsnätverk.
- Öka förbundskansliets styrning av egenkontrollen innevarande år, med gemensamma kontroller, riskparametrar och rutiner.
- Pågående arbete, förväntas implementeras under hösten 2022.
- Använda parametrar från utökad särskild kontroll både i egenkontroll av innevarande år och efterkontroll i särskild kontroll.
- Genomfört
- Använda indikatorer på administrativt slarv som urval för särskild kontroll.
- Genomfört
- Fortsätta arbetet med kvalitetsnätverk och kvalitetstorsdagar för att öka folkbildningskunskapen och medvetenheten kring kvalitets- och etikfrågorna i organisationen.
- Genomfört
- Följa upp verksamheten i Ljusnarsberg.
- Genomförts. Detta har besvarats i den avslutande delen i rimlighetskontrollen.
- Lyfta upp avgränsningar mot kommersiell verksamhet, i synnerhet musikstudior i kvalitetsnätverk och musiknätverk.
- Genomfört på kvalitetstorsdag och i kvalitetsnätverk.
Åtgärder med anledning av årets internkontroll
Förutom de justeringar som tidigare har nämnts har SV identifierat behov av att genomföra följande åtgärder:
- SV ska driva utvecklingen av tydliga re ramar kring vad en rimlighetsbedömning innebär tillsammans med övriga studieförbund.
- Ta fram en utbildningsinsats om verksamhetsutvecklarens roll. Bör innehålla bland annat anordnarskap ets betydelse administrativ hantering, samverkan med föreningar etc.
- Uppdatera rutinen för kostnadsersättningar och erbjuda erfarenhetsutbyte mellan avdelningarna och SV:s redovisningsce ntral involveras i arbetet. Utbilda i de vanligaste felen som görs.
- Använda riskindikatorer som urval för nästa års efterkontroll samt avdelningarnas internkontroller.
- Erbjuda erfarenhetsutbyte där SV:s alla avdelningar får dra lärdom från resultatet av årets internkontroll.
- Ta fram och implementera tydliga mallar för arbetsplaner tillsammans med Studieförbunden i samverkan.
- Öka förbundskansliets styrning av egenkontrollen innevarande år, med gemensamma kontroller, riskparametrar och rutiner.
Ladda ner hela Rapport Internkontroll av 2021 års verksamhet Studieförbundet Vuxenskolan
